Cómo hacer un contrato de freelance paso a paso

¿Es obligatorio el contrato escrito? Recomendable siempre

El art. 1544 CC define el contrato de arrendamiento de servicios y NO exige forma escrita — verbalmente es válido. Pero en la práctica, sin contrato escrito, los freelancers tienen tres problemas graves: (1) cobros morosos sin documentar, (2) discusiones sobre el alcance ("esto no estaba incluido"), y (3) riesgo enorme de que Hacienda o la Inspección de Trabajo recalifiquen como contrato laboral.

Los freelancers que SIEMPRE deben firmar contrato escrito: TRADE (Trabajadores Autónomos Económicamente Dependientes), regulados por la Ley 20/2007, donde el cliente representa más del 75% de los ingresos del freelance. La ley exige contrato escrito registrado. Sin contrato, no hay TRADE y se pierden derechos como vacaciones e indemnización por finalización del contrato.

Paso 1 — Define el alcance con precisión quirúrgica

El scope creep ("¿podrías añadir esto rápido?") es la causa #1 de pérdida de rentabilidad en proyectos freelance. Cómo blindarlo:

• Lista positiva: enumera entregables concretos y medibles. "3 mockups de la home en Figma, hasta 2 rondas de revisión por cada uno", no "diseño web".
• Lista negativa: indica explícitamente lo que NO está incluido. "No incluye desarrollo, copy ni branding". Cierra puertas al "ya que estás...".
• Hitos con criterios de aceptación: cada entregable tiene un "definition of done" objetivo. "Mockup aceptado = los wireframes incluyen las 8 secciones acordadas y todos los textos lorem ipsum sustituidos". Sin criterios, las aceptaciones se eternizan.
• Plazos específicos: fechas exactas o nº de días desde un evento disparador ("desde recibir el contenido del cliente"). No "tan pronto como sea posible".
• Cambios de alcance: pacta tarifa de change request ("cualquier cambio fuera del alcance se cotiza a XX€/hora con presupuesto previo"). Sin esta cláusula, las modificaciones son gratis.

Paso 2 — Modelos de facturación según proyecto

Tres modelos habituales y cuándo usar cada uno:

• Precio cerrado por proyecto (fixed price): cuando el alcance está muy definido. Ventaja: el cliente conoce el coste total. Inconveniente: si el alcance se mueve, el freelance pierde dinero. Estrategia: dejar 20-30% de margen para imprevistos.
• Tarifa por horas (time & material): para proyectos abiertos o evolutivos (mantenimiento, soporte, retainer). El cliente paga lo que se trabaja. Recomendación: aportar partes de horas semanales con detalle (qué tarea, qué tiempo). Incluir tope mensual ("no superar 40 horas sin autorización") para que el cliente no se asuste con la factura.
• Retainer (iguala mensual): cuota fija mensual a cambio de un bloque de horas o entregables recurrentes. Ideal para servicios continuados (community management, SEO mensual, contabilidad). Pactar qué pasa si quedan horas sin usar (no acumulan o acumulan máximo 1 mes).

Paso 3 — IVA, IRPF y forma de pago

Los freelances en España emiten factura con IVA (21% general, 10% para alimentación, transporte y hostelería, 4% para libros y prensa, 0% / exento para sanitarios y educativos según LIVA). El cliente, si es empresa o profesional, retiene IRPF al pagar:

• IRPF general autónomos: 15% sobre la base imponible (sin contar IVA). Solo si el cliente es empresa o profesional sujeto a retención.
• IRPF reducido nuevos autónomos: 7% durante el año de alta y los dos siguientes (LIRPF art. 101.5). Para acceder, indicarlo explícitamente al cliente al emitir factura.
• Sin retención: cuando el cliente es particular consumidor final (B2C). El freelance liquida IVA trimestralmente (modelo 303) e IRPF en pagos fraccionados (modelo 130 o 131 según régimen).

FORMA DE PAGO recomendable:

• 30-50% al inicio para reservar agenda y cubrir el riesgo de impago.
• Pagos contra entregables en proyectos largos — cada hito desbloquea un % del precio.
• Plazo de pago de facturas: máximo 60 días (Ley 15/2010 contra la morosidad). Por debajo es libre, por encima es ilegal.
• Intereses de demora: pactar tipo de interés moratorio del 8% (legal según Ley 3/2004) o más, e incluir gastos de gestión de impago (40€ + facturación).

Paso 4 — Propiedad intelectual: ¿de quién es el resultado?

La regla por defecto en España es que la PROPIEDAD INTELECTUAL pertenece al CREADOR (art. 1 LPI). Salvo pacto expreso, el cliente paga el servicio pero NO recibe los derechos de explotación. Para evitar conflictos, hay tres modelos:

• CESIÓN TOTAL Y EN EXCLUSIVA: el freelance transfiere todos los derechos al cliente (incluyendo modificación, distribución, comunicación pública, explotación comercial). El cliente puede usar la obra como quiera, modificarla, o cederla a terceros. Habitual en código a medida y diseños corporativos. Precio premium (típicamente +20-30%).
• LICENCIA DE USO: el freelance mantiene la propiedad y solo concede derecho a usar la obra para un propósito específico. Ejemplo: una ilustración para la web, no para merchandising. Precio menor pero el cliente queda más limitado.
• MIXTO: cesión total del entregable final (web, app), pero el freelance se reserva los derechos sobre componentes reutilizables (frameworks propios, librerías) y puede usarlos en otros proyectos.

Cuestiones específicas:

• Derechos morales: en España son IRRENUNCIABLES (art. 14 LPI). El creador siempre puede reclamar autoría aunque haya cedido los derechos económicos. Los pactos de "renuncia a derechos morales" son nulos.
• Portfolio: pactar expresamente que el freelance puede mostrar el trabajo en su portfolio profesional. Sin esta cláusula, mostrar el trabajo del cliente sin permiso puede ser una infracción.
• Pago condiciona la cesión: la transferencia de derechos se produce cuando se paga la última factura. Sin pago, el cliente no es titular y usar el trabajo es infracción.

Paso 5 — Evita la recalificación a contrato laboral

Si la Inspección de Trabajo o un juez detecta SUBORDINACIÓN encubierta, el contrato de servicios se recalifica como laboral con efecto retroactivo. Consecuencias para la empresa: alta retroactiva en SS con cuotas + sanciones por contratación irregular (3.750-12.000€ por cada trabajador), indemnización si se "despide" tras detectar el fraude, deuda con la TGSS, y posible delito contra los derechos de los trabajadores (art. 311 CP).

INDICADORES DE LABORALIDAD que debes EVITAR:

• Horario fijo impuesto por el cliente (ej. "de 9 a 18h").
• Lugar de trabajo asignado en la oficina del cliente con presencia obligatoria.
• Exclusividad — el freelance solo puede trabajar para ese cliente.
• Herramientas y equipos suministrados por el cliente.
• Pago fijo mensual no vinculado a entregables (sueldo encubierto).
• Integración orgánica en el equipo (asistir a reuniones de empresa, vacaciones coordinadas, etc.).
• Subordinación jerárquica: jefe inmediato que instruye día a día.

CARACTERÍSTICAS DE UN FREELANCE GENUINO:

• El freelance organiza su trabajo y elige sus horarios.
• Usa sus propias herramientas y equipo.
• Tiene varios clientes (al menos 2-3 simultáneos).
• Asume riesgos económicos y la responsabilidad por los resultados.
• Factura por entregables, hitos o periodos, no por horas trabajadas en oficina.
• Tiene su propia infraestructura (web, marca, proceso).

Errores frecuentes a evitar

• Trabajar sin contrato escrito por confianza — el día que hay un problema no hay nada que aplicar.
• Definir el alcance con frases vagas ("hacer una web") — invitación al scope creep.
• No pactar tarifa para cambios fuera de alcance — cada modificación es discusión.
• No definir criterios de aceptación de los entregables — las aceptaciones nunca llegan.
• Emitir factura sin retener IRPF cuando el cliente es empresa — Hacienda lo detecta y reclama.
• Trabajar exclusivamente para un cliente con horario y oficina asignados — recalificación a laboral asegurada.
• Olvidar la cláusula de propiedad intelectual — discusiones sobre reutilización del trabajo.
• No pactar interés de demora — el moroso te paga cuando quiere.

Lecturas recomendadas

• Plantilla contrato servicios profesionales
• Contrato prestación servicios autónomo
• Contrato de consultoría B2B
• NDA — acuerdo de confidencialidad
• Cómo redactar un NDA